Xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp (BPM) là gì?

Quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp từ trước đến nay đã luôn đóng một vai trò quan trọng cốt lõi để giúp các chủ doanh nghiệp điều hành và vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả và nhịp nhàng hơn. Và khi một doanh nghiệp có được một hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ khoa học và hiệu quả, đây sẽ là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp phát triển một cách ổn định, vững vàng.

Hệ thống quy trình nghiệp vụ (tiếng anh là Business Process Management – BPM) là một lĩnh vực trong hoạt động quản lý doanh nghiệp với mục đích là cải thiện và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp bằng phương pháp quản lý và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Vậy Business Process Management là gì? Làm thế nào để xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp hiệu quả? Hãy cùng đọc bài viết này của HCW Việt Nam nhé.

1. Xây dựng Hệ thống quy trình doanh nghiệp là gì? BPM là gì?

Hệ Thống Quy Trình Doanh Nghiệp Là Gì? Bpm Là Gì?
Hệ thống quy trình doanh nghiệp là gì? BPM là gì?

Business Process Management (BPM) là một thuật ngữ có liên quan tới bất kì sự kết hợp nào của mô hình hóa (Modeling), tự động hóa (Automation), thực thi (Execution), kiểm soát (Control), đo lường (Measurement) và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ các mục tiêu của doanh nghiệp, mở rộng hệ thống, nhân viên, khách hàng và đối tác trong và ngoài phạm vi doanh nghiệp.

Trên là một định nghĩa ngắn gọn và vô cùng khái quát, được định nghĩa bởi website bpm.com giúp đảm bảo tính đúng đắn của thuật ngữ BPM.

Và cuối cùng chúng ta sẽ thu lại được một hệ thống quy trình chất lượng hơn trước khi triển khai xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp.

2. Lợi ích của BPM

Dưới đây là một số lợi ích khi triển khai xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp BPM:

  • Giúp các doanh nghiệp có thể tinh gọn hệ thống biểu mẫu, giảm thiểu số lượng biểu mẫu cần phải quản lý.
  • Giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy tắc nghiệp vụ, KPI phù hợp với chính sách, chủ trương của doanh nghiệp, công ty nhưng vẫn đảm bảo khả năng quản lý cũng như thay đổi linh hoạt khi cần phải sửa đổi.
  • Cung cấp môi trường cộng tác, phối hợp tác nghiệp thuận lợi cho các bộ phận, phòng ban khác nhau của doanh nghiệp.
  • Giúp các doanh nghiệp cải tiến quy trình, tối ưu hóa quy trình, và xây dựng nên các quy trình được tin học hóa một cách khoa học, hiệu quả và thông minh nhất. Các luồng nghiệp vụ được xây dựng theo định hướng quy trình này sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, chi phí cũng như thời gian xử lý giao dịch, chuyển hướng dịch vụ của tổ chức theo định hướng khách hàng.

3. Chu trình xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp

Chu Trình Xây Dựng Hệ Thống Quy Trình Doanh Nghiệp
Chu trình xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp

Các hoạt động suốt quá trình quản lý quy trình nghiệp vụ được chia thành 5 giai đoạn thiết kế, mô hình hóa, thực thi, giám sát, tối ưu hóa và tiếp tục thiết kế lại. Như trong hình minh họa chu trình sẽ được tiếp tục thực hiện để cải thiện quy trình nghiệp vụ ngày càng tối ưu hơn.

  • Giai đoạn Thiết kế (Design) bao gồm việc xác định các quy trình hiện có và phác họa quy trình trên mô hình. Việc phác họa có thể bao gồm luồng quy trình xử lý, các yếu tố liên quan, cảnh báo và thông báo, các thủ tục vận hành tiêu chuẩn và nhiệm vụ.
  • Giai đoạn Mô hình hóa (Modeling) sẽ chuyển từ mô hình phác họa vào phần mềm Quản lý quy trình nghiệp vụ – BPM và vận hành thử nghiệm.
  • Giai đoạn Thực thi (Execution) sẽ thực hiện quy trình trong môi trường thật sự của tổ chức, doanh nghiệp.
  • Giai đoạn Giám sát (Control) bao gồm theo dõi quá trình xử lý của từng quy trình nghiệp vụ, tập hợp thông tin và số liệu thống kê về hiệu suất làm việc giúp phát hiện ra các điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý trong quy trình, phát hiện sự khác biệt giữa mô hình và thực hiện thực tế.
  • Giai đoạn Tối ưu hóa phân tích thông tin hiệu suất trong giai đoạn Giám sát, phát hiện các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý trong quy trình; các nguy cơ tìm tàng hoặc các cơ hội tìm năng để giảm chi phí hay cải thiện quy trình. Đây là giai đoạn mang lại hiệu quả và giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.
  • Giai đoạn Thiết kế lại sẽ sử dụng các kết quả trong giai đoạn Tối ưu hóa để thiết kế lại, cải thiện hoạt động của quy trình nghiệp vụ.

Trên đây, HCW đã giới thiệu đến bạn khái niệm về BPM – Business Process Management và hướng dẫn làm sao để xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp hiệu quả và hoạt động tốt nhất. Nếu bạn còn thắc mắc vấn đề gì về BPM, đừng ngại ngần mà chia sẻ trong phần bình luận bài viết này nhé.

Tham khảo các bài viết hay của HCW Việt Nam:

Bài viết mới nhất
29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...

bài viết liên quan

29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...
27/04/2021
Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến...
27/04/2021
Hệ thống quy phạm nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy...
024.7303.2838