ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU

Vì sao phải số hóa tài liệu ? Như chúng ta đã biết, cùng với sự gia tăng của dân số thế giới thì kho tàng giấy tờ, tài liệu và kiến thức của nhân loại cũng dần trở nên khổng lồ; bên cạnh đó, việc bảo quản và lưu hành các loại tài liệu này cũng bị hạn chế. Bởi vậy, thông qua các công việc cụ thể của việc số hóa dữ liệu, chúng ta mong muốn đạt được các mục đich là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu.

Với mục tiêu được đặt ra, ta cần biết được chi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa.

ƯU ĐIỂM

169C11293F5C08A325Ee1Bbc8A0D4Cb8 - Ưu Điểm Và Hạn Chế Của Việc Số Hóa Tài Liệu
ƯU ĐIỂM CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU

– Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số;

– Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là một ứng dụng on line…Dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.

– Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.

– Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa…

HẠN CHẾ

B9E4960C1476C78043D499D975F86Cdb - Ưu Điểm Và Hạn Chế Của Việc Số Hóa Tài Liệu
HẠN CHẾ CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU

– Khi bắt đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác, ví dụ, cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin.

– Thứ hai là dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ 3 là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người trong cơ quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao.

– Khó khăn thứ ba, cũng như đã đề cập một phần ở phần viết trên là, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.

– Một khó khăn có liên qua đến vấn đề đã nêu, là chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đổi. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật.

Đã có nhiều đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng giải pháp số hóa công tác quản lý tài liệu hồ sơ cho đơn vị mình. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được tính toán, thiết kế không hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau vài năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn là đáp ứng được nhu cầu mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ văn bản, được thiết kế dựa trên nghiên cứu quản lý hiện đại, tính toán thiết kế sao cho đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của đơn vị và có thể vận hành ổn định trong nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.

 

 

 

 

Bài viết mới nhất
TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS
12/04/2021
TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS
Logistics là một trong những số ít thuật ngữ khó dịch nhất, giống như từ “Marketing” , từ Tiếng Anh...
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/04/2021
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Bản chất cốt lõi của Web và Internet phát triển trong tương lai chính là thương mại. Các trung tâm...
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
09/04/2021
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
Có thể nói Việt Nam chúng ta là một nước có tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh và...
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
09/04/2021
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số, xã hội số và trong vòng 10 năm tới, thế giới sẽ...

bài viết liên quan

TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS
12/04/2021
TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS
Logistics là một trong những số ít thuật ngữ khó dịch nhất, giống như từ “Marketing” , từ Tiếng Anh...
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/04/2021
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Bản chất cốt lõi của Web và Internet phát triển trong tương lai chính là thương mại. Các trung tâm...
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
09/04/2021
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
Có thể nói Việt Nam chúng ta là một nước có tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh và...
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
09/04/2021
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số, xã hội số và trong vòng 10 năm tới, thế giới sẽ...
024.7303.2838