So sánh Excel và Google Sheet: Ưu – nhược điểm là gì?

Có một lý do mà Microsoft Excel là tiêu chuẩn dành cho doanh nghiệp. Microsoft Excel có tài nguyên mạnh mẽ cho phép người dùng thực hiện và tạo thực tế mọi thứ. Mặc dù Google Sheets mang lại những lợi thế khác biệt người dùng, nhưng đó không phải là sự thay thế thực sự cho Microsoft Excel. Tùy từng vào nhu cầu của người sử dụng mà họ sẽ lựa chọn Google hay Excel. 

Cả Google trang tính và Excel trực tuyến đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Mọi người thường mong đợi phiên bản dành có máy tính có được những tính năng mà các dịch vụ trực tuyến không có được. Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem, những dịch vụ trực tuyến có thể mang lại những gì.

So Sánh Excel Và Google Sheet - Ảnh 1
So sánh Excel và Google Sheet – Ảnh 1

 

1.ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA EXCEL

Ưu điểm của Excel

Excel dễ dàng để lưu trữ dữ liệu, thực hiện các phép tính số học, định dạng các ô, và điều chỉnh bố cục để làm báo cáo cho xếp hoặc chia sẻ với người khác. Các tính năng nâng cao như subtotals, pivot table và biểu đồ, lọc, và nhiều kiểu mẫu làm cho nó dễ dàng để thực hiện hàng loạt các nhiệm vụ. Nó thậm chí có thể tích hợp với các dịch vụ phân tích (Business Intelligence) từ SQL Server. Tinh chỉnh các kết quả cũng rất dễ dàng để có được bố trí chính xác, phông chữ, màu sắc, vv mà bạn muốn.

  • Thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
  • Tính đại trà cao, có thể tải xuống và dùng miễn phí, tiết kiệm chi phí sử dụng.
  • Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu.
  • Excel quản lý kho thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ và quản lý bán hàng đơn giản.

Hạn chế của Excel

  • Khi dùng excel quản lý kho, dữ liệu của bạn không được bảo mật, dễ bị lộ, ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
  • Template rất phức tạp, khó sử dụng: Để có được một trang tính dành cho quản lý tiến độ dự án, Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và cả các thủ thuật nâng cao. Rất ít người có thể tự tạo ra một file Excel dành riêng cho doanh nghiệp. Hầu hết họ sử dụng các template miễn phí hoặc được rao bán trên mạng.
  • Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu: Chắc chắn doanh nghiệp sẽ cần theo dõi và lưu lại lịch sử tiến độ công việc trong thời gian dài chứ không chỉ trong một tuần, một tháng,… ngắn ngủi. Giả sử bạn cần một file Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi tiến độ, con số file bạn cần lưu trong máy một năm là 36, trong hai năm là 72 và cứ thế tăng lên.  Việc lưu trữ chúng trong máy tính không phải là giải pháp lâu dài.
  • Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác: Bạn có thể chủ động quản lý tiến độ công việc của dự án, hoặc giao việc đó cho một nhân viên cụ thể. Dù là cách nào đi chăng nữa thì đều có một quy trình tương tự nhau. Khi một thành viên của dự án hoàn thành một đầu việc và báo cáo về, người phụ trách sẽ cập nhật thủ công vào file Excel. Khi được yêu cầu báo cáo, người đó lại tổng hợp, tính toán để đưa ra các con số chung rồi gửi file qua Email hoặc Google Drive cho tất cả mọi người có liên quan (CEO, manager, đồng nghiệp, đối tác, nhà đầu tư,…). Họ sẽ tải về máy tính và phân tích các con số. Ở lần báo cáo tiến độ tiếp theo, quy trình đó lại bắt đầu lại từ đầu.
So Sánh Excel Và Google Sheet - Ảnh 2
So sánh Excel và Google Sheet – Ảnh 2

2.ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA GOOGLE SHEET

Ưu điểm của Google Sheets

  • Bảo vệ tất cả các phạm vi, thậm chí là toàn bộ trang tính trong quá trình chỉnh sửa. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho chính mình, tên miền của bạn hoặc một số người nhất định.
  • Việc kết hợp dữ liệu được thực hiện rất tốt. Mặc dù tùy chọn kiểm soát phiên bản và làm việc theo nhóm đều có sẵn, nhưng bạn vẫn có thể cài đặt chia sẻ và thông báo nâng cao. Khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, bạn có thể thảo luận bất kỳ câu hỏi nào trong khung trò chuyện ngay trong bảng tính đó.
  • Phân tích dữ liệu của bạn bằng cách tạo báo cáo bảng tổng hợp.
  • Google Sheets cũng cung cấp cho người dùng phần xác nhận dữ liệu.
  •  Mặc dù các biểu đồ luôn là một điểm mạnh trong Excel, nhưng ở Google trang tính, bạn còn có nhiều các thức tùy chỉnh hơn, giao diện lại rất dễ sử dụng. Ngoài ra bạn có thể thêm sparklines, một tính năng không thể tìm thấy trong Excel trực tuyến.
  • Khả năng lọc dữ liệu và tạo chế độ xem được lọc không ép buộc chạy từ đầu đến cuối trang tính nên bạn có thể lọc theo điều kiện hoặc cài đặt tùy chỉnh riêng nào đó.
  • Hợp nhất các mảng dữ liệu theo ba cách: ngang, dọc, hoặc hợp nhất bất kỳ phạm vi nào đã chọn. Đối với việc hợp nhất, bạn cũng có thể chia văn bản thành các cột bởi bất kỳ dấu phân tách nào.
  • Các tập lệnh Apps làm cho Google Sheets linh hoạt hơn nhiều và với một cộng đồng người dùng giúp bạn nắm vững chúng, từ đó giúp bạn tự động hoá nhiều công việc hàng ngày.
  • Google trang tính xử lý công việc tốt ở nhiều thiết bị khác nhau. Bạn có thực hiện những thay đổi với việc sử dụng máy tính bảng hay điện thoại. Trong khi Excel trực tuyến sẽ khóa các tập tin lại và làm bạn lặp lại các bảng tính.
  • Rất dễ tổ chức bảng tính giữa các thư mục trên ổ đĩa; và dễ dàng sao chép trang tính vào các tệp khác.

Hạn chế của Google Sheets

Lý do chính Google Sheets có nhiều hạn chế là do thực tế đây là dịch vụ dựa trên nền tảng web. Trong khi điều này sẽ tạo ra một trải nghiệm trực tuyến liền mạch, cho phép người dùng làm việc với dữ liệu ở mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc thì đó là những hạn chế mà người dùng sẽ phải chấp nhận.

  • Trong môi trường làm việc cộng tác ngày nay, nhiều người dùng trong một công ty thường cần truy cập vào cùng một tài liệu. Nếu sử dụng Microsoft Excel, các bảng tính có thể được chia sẻ, nhưng chỉ một người dùng có thể thay đổi dữ liệu cùng một lúc. Đây vừa là hạn chế cũng như ưu điểm của Google Sheet.
  • Các công thức giới hạn trong Google Sheet : GoogleFinance formulas, ImportRange formulas, CONCAT, ImportHtml, ImportFeed, ImportData, or ImportXml formulas
  • Google Sheet chỉ hỗ trợ tệp tin tối đa 100MB.
  • Google Sheet giới hạn tab nhưng chỉ hỗ trợ tối đa 5 triệu ô.
  • Google Sheet chỉ có thể tạo tối đa 18.278 cột.

Chắc chắn là mỗi ứng dụng đều có lợi thế riêng. Nếu bạn cần giải quyết những dữ liệu mang tính chuyên nghiệp thì không có giải pháp trực tuyến nào có thể ngay lập tức đánh bại được Excel. Khi bảng bạn dùng quá lớn, việc dùng công cụ trực tuyến sẽ rất chậm, khó xử lý và phải dựa nhiều vào máy chủ. Vậy bạn nên chọn ứng dụng nào? Bạn cần tự mình đặt ra những câu hỏi như: số lượng công việc cần làm có thể thực hiện bằng công cụ trực tuyến hay không?

Bài viết mới nhất
29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...

bài viết liên quan

29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...
27/04/2021
Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến...
27/04/2021
Hệ thống quy phạm nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy...
024.7303.2838