SỐ HÓA TÀI LIỆU CHO DOANH NGHIỆP

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh … Khi tài liệu đó được số hóa sẽ thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu giúp giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống đồng thời góp phần tái tạo nhanh chóng thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.

1.Số hóa tài liệu là gì

Có nhiều định nghĩa khác nhau nhưng có nội dung chung đều cho rằng: Số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu gọi là số hoá dữ liệu. Hay nói cách khác số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Sản phẩm sau khi số hóa tài liệu chính là nguồn Tài nguyên số/dữ liệu số – các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… được máy tính nhận biết đúng định dạng và được sử dụng trên máy tính.

Aa742B56A7Ab591A3A068Aefe51Ca68C - Số Hóa Tài Liệu Cho Doanh Nghiệp
Số hóa tài liệu là gì

2.Lợi ích của số hóa tài liệu

Việc số hóa tài liệu lưu trữ có những lợi ích sau:

– Là biện pháp tối ưu, với số hóa tài liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin được dễ dàng.

– Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc. Tạo thuận lợi cho người sử dụng.

– Quản lý, khai thác tập trung, với toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt tài liệu có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi đối với độc giả.

Khi tài liệu được số hóa sẽ thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu giúp giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống đồng thời góp phần tái tạo nhanh chóng thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.

3.Chi phí số hóa tài liệu

Về chi phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…

F15Efbef4E7635B3Eb913De2777B3Dff - Số Hóa Tài Liệu Cho Doanh Nghiệp
Chi phí số hóa tài liệu

4.Những điều cần làm khi số hóa tài liệu

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản.

Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, đồng thời cần hiểu rõ nhu cầu của mình trước khi số hóa tài liệu trả lời được những câu hỏi:

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ?

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.

– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)

– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?

– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)

– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)

– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?

Từ đó, tiết kiệm được chi phí khi số hóa dữ liệu cho doanh nghiệp của bạn.

 

 

 

 

Bài viết mới nhất
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/04/2021
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Bản chất cốt lõi của Web và Internet phát triển trong tương lai chính là thương mại. Các trung tâm...
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
09/04/2021
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
Có thể nói Việt Nam chúng ta là một nước có tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh và...
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
09/04/2021
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số, xã hội số và trong vòng 10 năm tới, thế giới sẽ...
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
09/04/2021
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
Sự bùng nổ của công nghệ số tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực kế toán. Vai trò của kế...

bài viết liên quan

LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/04/2021
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Bản chất cốt lõi của Web và Internet phát triển trong tương lai chính là thương mại. Các trung tâm...
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
09/04/2021
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
Có thể nói Việt Nam chúng ta là một nước có tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh và...
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
09/04/2021
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số, xã hội số và trong vòng 10 năm tới, thế giới sẽ...
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
09/04/2021
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
Sự bùng nổ của công nghệ số tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực kế toán. Vai trò của kế...
024.7303.2838