5 Bước xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp hiệu quả

Xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp như thế nào? làm thế nào để quản lý tốt các hoạt động chung, và xây dựng hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp là điều nhiều người quan tâm. Bởi việc thiết lập quy trình quản lý mang lại nhiều lợi ích cho tổng thể doanh nghiệp, nhà quản trị và với cá nhân người lao động.

Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp cho hiệu quả, hãy cùng đọc ngay bài viết dưới đây của HCW Việt Nam nhé.

Hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp là gì?

Hệ Thống Quy Trình Trong Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì?
Hệ thống quy trình trong quản lý doanh nghiệp là gì?

Xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp rất cần theo một hệ thống và quy trình nhất định, để có thể đạt được hiệu quả tốt.

Vậy hệ thống quy trình là gì?

Đó là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo thứ tự và phương pháp nhằm thay đổi các yếu tố đầu vào thành đầu ra. Hệ thống quy trình này được xây dựng để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp, để có thể đi theo một định hướng chung thống nhất.

Xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp là công việc không hề dễ dàng chút nào, nó cần nhiều thời gian, công sức và kỹ năng.

Tuy nhiên, đây lại là một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển được. Đó cũng chính là lý do tại sao nên xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp cho mỗi tổ chức, công ty.

Các bước để xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp hiệu quả

Các Bước Để Xây Dựng Hệ Thống Quy Trình Doanh Nghiệp Hiệu Quả
Các bước để xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp hiệu quả

Việc xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp phổ biến hiện nay đều cần thực hiện đủ 5 bước. 

Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc

Đây là bước đầu tiên cho quy trình tiêu chuẩn. Việc cần làm của quản lý là xác định được nhu cầu và phạm vi áp dụng (cá nhân, phòng ban nào?). Áp dụng quy trình nhằm mục đích gì? Chỉ khi xác định đầy đủ những yếu tố đó, thì việc vận hành quy trình mới có thể diễn ra trơn tru và có được kết quả tốt.

Bước 2: Chuẩn hóa quy trình thành văn bản mô tả

Các yếu tố cần thiết cho quy trình cần được triển khai thành các văn bản mô tả.  Nhằm được truyền đạt tới đội ngũ nhân viên để họ tham chiếu, triển khai công việc trên thực tế. Nội dung của bản mô tả sẽ tuân theo công thức 5W – H – 5M. Đây chính là xương sống để có thể định hình về quy trình làm việc.

Bước 3: Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình 

Các đối tượng tham gia vao quy trình cần được chia thành các nhóm khác nhau với những vai trò cụ thể sau đây.

  • Người thực hiện
  • Người giám sát
  • Người hỗ trợ

Bước 4: Kiểm soát, kiểm tra quy trình

Trong quá trình xây dựng quy trình, cần có sự kiểm tra đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình được thực hiện. Xác định được các phương pháp kiểm soát, kiểm tra cụ thể. Đồng thời, người trực tiếp quản lý cần xác định được lượng công việc, tần suất, điểm kiểm tra trọng yếu để đưa ra cách thức cải thiện để phù hợp với bộ máy vận hành.

Bước 5: Hoàn thiện tài liệu

Một quy trình hoàn thiện sẽ có đầy đủ những tài liệu hướng dẫn và sử dụng. Vì vậy, việc dự trù, cung cấp các thông tin chính, bảng biểu mẫu, hướng dẫn rất cần thiết để hỗ trợ nhân viên thực hiện quy trình một cách tốt nhất.

Trên đây là những thông tin về xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp cho mọi người tham khảo. Nó là một bước đi tạo nền móng vững chắc cho doanh nghiệp học tập theo.

Vì vậy các nhà quản lý cần một hệ thống quy trình rõ ràng, cụ thể để giúp quản lý bộ máy vận hành của mình tốt hơn nữa.

Hy vọng đây sẽ là những chia sẻ hữu ích cho mọi người.

Bài viết hay bạn có thể thích:

Bài viết mới nhất
29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...

bài viết liên quan

29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...
27/04/2021
Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến...
27/04/2021
Hệ thống quy phạm nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy...
024.7303.2838