6 Bước triển khai KPI cho Nhân viên, các bộ phận/phòng ban

KPI (Key Performance Indicator) là một thuật ngữ xuất hiện tại Mỹ từ những năm 80 và nó được sử dụng để đưa ra những mục tiêu, định hướng chiến lược phát triển lâu dài. Và tại Việt Nam, khái niệm về KPI vẫn còn khá mới, chỉ mới được các công ty doanh nghiệp áp dụng vào trong những năm gần đây mà thôi. 

Vậy KPI là gì? Cách xây dựng và triển khai KPI cho nhân viên như thế hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ và chuyên sâu hơn về vấn đề này qua bài viết sau đây nhé.

KPI là gì?

Trước khi tìm hiểu cách triển khai KPI như thế nào, bạn nên dành thời gian tìm hiểu về KPI.

Theo Wiki thì KPI là từ viết tắt tiếng Anh của Key Performance Indicator. Dịch theo tiếng Việt có nghĩa là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân trong các tổ chức, công ty, doanh nghiệp nào đó.

KPI chỉ cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đo lường, đánh giá nhân viên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Chỉ tiêu mà KPI hỗ trợ cho doanh nghiệp và các nhân viên các vấn đề như sau:

  • Về phía nhân viên: KPI giúp họ biết được mức độ hoàn thành công việc của mình ra sao đối chiếu với những mục tiêu đã được đặt ra từ trước. Mục đích để tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu chung. Ngoài ra thì KPI cũng sẽ giúp các nhân viên nhận ra các ưu nhược điểm, những điểm chưa ổn để cải thiện sau đó.
  • Về phía quản lý: Key Performance Indicator sẽ giúp họ theo dõi được hiệu suất làm việc của các nhân viên của mình một cách chính xác, rõ ràng để đưa ra những đánh giá và đôi khi là chế độ lương thưởng, kỷ luật sao cho phù hợp nhất.

KPI được mô phỏng như là  1 công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý có thể triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động. Có thể nói, KPI là một nhân tố vô cùng quan trọng trong việc định hướng những chiến lược phát triển lâu dài bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp kinh doanh nào cũng cần phải có.

Hướng dẫn cách triển khai KPI hiệu quả cho nhân viên

Cách Triển Khai Kpi Hiệu Quả Cho Nhân Viên
Cách triển khai KPI hiệu quả cho nhân viên

Sau khi đã tìm hiểu được khái niệm về thuật ngữ KPI, chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp về cách triển khai KPI sao cho hiệu quả, điều này sẽ giúp các bạn – những nhà quản lý có thể áp dụng cho công ty hoặc bộ phận mà mình đang quản lý. Hãy theo dõi 6 bước cơ bản dưới đây nhé.

Bước số 1: Xác định được rõ ràng bộ phận/người xây dựng KPI

KPI có nhiều loại, tùy thuộc vào từng tổ chức, doanh nghiệp mà KPI và mỗi người trong bộ phận của KPI cũng sẽ khác nhau.

Vì vậy, bước đầu tiên để triển khai KPI hiệu quả mà bạn phải xác định được đối tượng người xây dựng KPI. Việc xây dựng KPI có thể do chính các bộ phận/phòng/ban chức năng đảm nhận hoặc do bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao đưa ra để xây dựng cách triển khai KPI.

KPI do các bộ phận/phòng/ban xây dựng thường có ưu điểm là có tính khả thi cao, thể hiện rõ nét chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Tuy nhiên, nhược điểm còn tồn tại đó là có thể dẫn đến tính thiếu khách quan và mục tiêu quá thấp.

Ngược lại, nếu như là KPI được đưa ra từ quản lý của cấp cao thì sẽ đảm bảo tính khoa học và khách quan hơn.

Tuy nhiên, trường hợp này thì lại có thể không thực tế, không thể hiện được rõ chức năng.  

Bước số 2: Xác định các vị trí chức danh cùng các trách nhiệm chính của vị trí đó

Mỗi vị trí chức danh sẽ có những chức năng và trách nhiệm riêng. Tùy thuộc vào vị trí chức danh mà mỗi người khi xây dựng KPIs cần chỉ ra những trách nhiệm chính (mô tả công việc) riêng của mình. Khi đó người đảm nhận vị trí đó sẽ phải thực hiện một cách chủ động và rõ ràng cụ thể công việc được giao. 

Các trách nhiệm được coi là nền tảng để xây dựng nên hệ thống chỉ số KPIs. Do đó, việc xác định vị trí cụ thể chức danh và trách nhiệm vị trí đó là rất quan trọng.

Bước 3: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất – KPI

Các chỉ số mà KPIs được áp dụng cho từng bộ phận và chức danh riêng. Cụ thể:

  • KPIs cho bộ phận/phòng/ban
  • KPIs cho từng vị trí chức danh bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai. Tiêu chí SMART bao gồm:
  • S- Specific là: Mục tiêu cụ thể 
  • M – Measurable là: Mục tiêu đo lường được
  • A – Attainable là: Mục tiêu có thể đạt được 
  • R – Relevant là: Mục tiêu thực tế 
  • T – Time Bound là: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi hoàn tất việc xác định các đối tượng kinh doanh cho từng vị trí của từng doanh nghiệp, tổ chức thì sẽ đánh giá mức độ hoàn thành.

Mục đích của việc đánh giá này là để xem khi hoàn thành thì KPI có mang lại hiệu quả cao cho đơn vị hay không. Có thể đánh giá mức độ hoàn thành KPI theo 2 nhóm sau:

  • Nhóm 1: KPI tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, tổ chức.
  • Nhóm 2: KPI hiệu quả, thời gian thực hiện ngắn, mục tiêu chung phát triển.

Bước 5: Liên hệ KPI với chế độ lương thưởng

Chiến lược KPI thường đi kèm với chế độ lương thưởng. Tùy thuộc vào mức độ hoàn thành KPI mà chế độ lương thưởng sẽ có sự giao động khác nhau. Người xây dựng KPI sẽ xác định một chế độ thưởng nhất định phù hợp với mức độ hoàn thành KPI. Việc song song KPI với chế độ lương thưởng được quy định bởi các cấp lãnh đạo.

Bước 6: Điều chỉnh và tối ưu KPI hợp lý

Ban đầu khi mới đưa ra KPI thì hãy xem xét và theo dõi để đảm bảo KPI đó là phù hợp. Sau một khoảng thời gian duy trì, cần phải điều chỉnh và tối ưu KPI sao cho hợp lý, phù hợp với mục tiêu công việc.


Bài viết trên là hướng dẫn cách triển khai KPI cho nhân viên và các phòng/ban/bộ phận cụ thể nhất mà chúng tôi đã tìm hiểu. Các bạn có thể tham khảo để thực hiện.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp ích cho người đọc hiểu rõ hơn về KPI.

Bạn có thể quan tâm:

 

Bài viết mới nhất
29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...

bài viết liên quan

29/04/2021
Quy trình tổng thể triển khai BSC/KPI
Tải xuống file quy trình Quy trình tổng thể triển khai BSC_KPI (1)
28/04/2021
Báo cái tài chính là gì? Mục đích & Nguyên tắc lập BCTC
Báo cáo tài chính là loại hình văn bản không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây là...
28/04/2021
Quy Trình Báo cáo kiểm soát dòng tiền hiệu quả (update 2021)
Dòng tiền là yếu tố chính quyết định trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Kiểm soát dòng...
27/04/2021
Thinking out of the box, công cụ tuyệt vời để có những giải pháp sáng tạo hiệu quả
Thinking out of box thường được biết đến như tư duy vượt giới hạn. Nó cực kỳ hữu ích bởi...
27/04/2021
Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến...
27/04/2021
Hệ thống quy phạm nội bộ doanh nghiệp
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy...
024.7303.2838