CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU

Hiện nay, ngày càng có nhiều các doanh nghiệp lớn, nhỏ mọc lên như nấm. Bởi vậy, vấn số hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng. Xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ cho mỗi ngành. Vậy quy trình số hóa tài liệu và các công việc phải làm khi số hóa tài liệu như thế nào?

Df392Fb90619818047Bf4F09E0Adbc36 - Các Bước Thực Hiện Số Hóa Tài Liệu
Quy trình số hóa tài liệu

1.Quy trình số hóa tài liệu

Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp với từng cơ quan, tổ chức. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu chỉ đơn giản có 5 bước như sau:

– Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa

Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của Pháp luật.

– Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Công việc bao gồm:

-Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu;

-Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến hơn như Bookscan cho việc số hóa lưu trữ tài liệu.

– Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng, ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu siêu dữ liệu (Metadata).

Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn và tài liệu được thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

– Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh hưởng không đạt yêu cầu.

– Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Công việc bao gồm bàn giao lại tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để đảm bảo đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.

2.Những công việc phải thực hiện đồng thời khi số hóa tài liệu

007604E69Eebc930Dc541B6B17484Cef - Các Bước Thực Hiện Số Hóa Tài Liệu
công việc phải thực hiện khi số hóa tài liệu

a.Chọn định dạng các file ảnh

Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file đó thuộc định dạng nào. Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng. Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng.

b.Chọn vật mang tin để quản lý

Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay. Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v…thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.

  • Đĩa CD: có tuổi thọ 5 năm;
  • Đĩa DVD: (Digital Versatile Disc) là đĩa lưu trữ dữ liệu, cung cấp dung lượng lớn xấp xỉ 7 lần so với đĩa CD) có tuổi thọ 8 năm;
  • Ổ cứng (HDD): có tuổi thọ 10 năm;
  • Thiết bị lưu trữ mạng – NAS (Network Attached Storage): có tuổi thọ 20 năm;
  • Băng từ: có tuổi thọ 25 năm;
  • Giấy công nghiệp (chưa khử axit): có tuổi thọ 50 – 60 năm;
  • Giấy dó: có tuổi thọ 200-400 năm;
  • Microfilm: có tuổi thọ 500 năm;
  • Giấy chuyên dụng lưu trữ: có tuổi thọ 500-1.000 năm, hoặc lâu hơn…

c.Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu là dữ liệu để mô tả dữ liệu, hoặc dữ liệu về dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối, Siêu dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin cho phép người quản lý tin và dùng tin hiểu rõ hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có liên quan. Với sự tối ưu của Siêu dữ liệu, nên có người còn nói là “bể chứa thông tin về dữ liệu”.

Bài viết mới nhất
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/04/2021
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Bản chất cốt lõi của Web và Internet phát triển trong tương lai chính là thương mại. Các trung tâm...
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
09/04/2021
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
Có thể nói Việt Nam chúng ta là một nước có tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh và...
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
09/04/2021
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số, xã hội số và trong vòng 10 năm tới, thế giới sẽ...
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
09/04/2021
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
Sự bùng nổ của công nghệ số tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực kế toán. Vai trò của kế...

bài viết liên quan

LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/04/2021
LỢI ÍCH CỦA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
Bản chất cốt lõi của Web và Internet phát triển trong tương lai chính là thương mại. Các trung tâm...
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
09/04/2021
THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ LÀ NGHÀNH GÌ ?
Có thể nói Việt Nam chúng ta là một nước có tốc độ phát triển kinh tế khá nhanh và...
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
09/04/2021
HẠ TẦNG SỐ – NỀN TẢNG CHO PHÁT TRIỂN KINH TẾ SỐ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên số, xã hội số và trong vòng 10 năm tới, thế giới sẽ...
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
09/04/2021
CÔNG NGHỆ SỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN NGÀNH KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM
Sự bùng nổ của công nghệ số tác động mạnh mẽ đến lĩnh vực kế toán. Vai trò của kế...
024.7303.2838